Affärsavtalen i Corona-tider

Gemensamt för våra medlemsföretag är att man behöver hantera det pågående Corona-utbrottet och alla dess konsekvenser. Primärt har fokus legat på de arbetsgivarmässiga dimensionerna och åtgärder för att förhindra smittspridning bland de anställda. Det är dock även nödvändigt att hantera de affärsmässiga konsekvenserna. Vi vill särskilt betona vikten av att samordna kontraktsfrågorna internt och att skriftligen kommunicera eventuell påverkan i varje enskilt projekt.

Vi får en del frågor kring vad som gäller avtalsmässigt. Detta är en fråga som regleras i varje enskilt avtal och utifrån situationen i det enskilda fallet. Bedömningarna kommer därför bli beroende inte bara av påverkan i ett enskilt uppdrag utan också av formuleringarna i de avtal man ingått. Avvikelser och avsteg från standardavtalen som påverkar detta kan finnas i varje enskilt avtal. Som alltid har företag med en strukturerad avtalshantering lättare att överblicka konsekvenserna och prioritera sina resurser inom och mellan projekten om resursbrist skulle uppkomma.

Vikten av att hantera formaliakraven i avtalen på ett korrekt och strukturerat sätt gör sig särskilt gällande när många av företagets projekt såsom nu riskerar att drabbas av negativa konsekvenser samtidigt. Inför diskussioner med kunderna om hur uppkommande situationer ska lösas tids- och ersättningsmässigt är det värdefullt att känna till utgångsläget, det vill säga hur regleringen i det enskilda avtalet ser ut.

Nedan redogörs för vissa regler i standardavtalen som kan aktualiseras i projekt där standardavtalen tillämpas och vara bra att ha i åtanke. Observera dock att ändringar i förhållande till standardavtalen kan finnas i de enskilda uppdragsavtalen och påverka hanteringen av dessa frågor.

Tidspåverkan

När ni som leverantör riskerar att bli försenade eller behöva justera tidplan

Enligt 4 kap 3 § ABK 09 ska den andra parten underrättas om förhållanden som kan medföra ändring av tidplanen skriftligen och utan dröjsmål, dvs. direkt. Det går alltså inte att avvakta till dess en försening konstaterats utan det räcker att förhållandet kan medföra tidsförskjutningar för att aviseringsplikten ska inträda. Missar man att lämna sådan skriftlig underrättelse i tid är utgångspunkten att förhållandet inte kan åberopas och alltså inte ger rätt till tidsförlängning. Undantag görs om du kan visa att motparten ändå insett eller borde ha insett förhållandet och att det inverkar på tidplanen, vilket inte är lätt och man bör inte förlita sig på att beställaren på egen hand har förmåga att dra korrekta slutsatser av den situation just ert företag befinner sig i.
Då effekterna av nuvarande situation är svåra att överblicka men har potential att påverka tidplanerna i pågående projekt bör rutinerna för hur underrättelser hanteras ses över och tillämpningen säkerställas.

Efter underrättelsen ska konsulten upprätta förslag till den ändring av tidplanen som förhållandet föranleder så här kan det behövas en löpande dialog i projekten och ett särskilt aktivt arbete med projektplanering och uppföljning.

Om underrättelseplikten enligt ovan efterlevts har konsulten rätt till tidsförlängning om förseningen beror på förhållande som man inte orsakat och vars effekt man inte rimligen kunnat undanröja. Det åligger alltså konsulten att i rimlig mån försöka minimera följderna av den uppkomna situationen.

När beställaren vill ändra tidplanen

För det fall det är beställaren som önskar ändra i gällande tidplan för projektet har konsulten enligt 4 kap 4 § ABK 09 som utgångspunkt rätt till skälig ersättning för merkostnader på grund härav. Detsamma gäller om beställaren begär att arbetet ska avbrytas under viss tid eller forceras.

Underkonsulter

Motsvarande regleringar gäller när du själv är beställare till en underkonsult och har avtalat om att ABK ska gälla. Även underkonsulter behöver skriftlig underrättelse om förhållanden som kan medföra ändring av tidplanen. Det är viktigt att vara noga med hur man formulerar sig och huruvida man begär att underkonsulten ska ändra tidplanen, eftersom en sådan begäran enligt ovan kommer att ge underkonsulten rätt till ersättning. Även i förhållande till underkonsulter är det viktigt att hålla en löpande dialog och arbeta aktivt med projektplanering och uppföljning.

Industrikonsulter

Även i de fall Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter åberopats i ett uppdrag gäller att särregleringar kan förekomma i de enskilda avtalen. Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter innehåller till skillnad från ABK 09 en uttrycklig force majeure reglering som eventuellt skulle kunna aktualiseras, beroende på det enskilda avtalets regleringar och aktuell påverkan på det enskilda uppdraget. Enligt Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter ABP, ABPR och ABIK gäller även att konsulten har rätt till tidsförlängning vid försening på grund av omständighet som konsulten inte orsakat och inte rimligen kunnat undanröja effekten av.

Ersättning

Som framgår ovan har konsulten som utgångspunkt rätt till ersättning om beställaren begär ändring av tidplanen eller att arbetet ska avbrytas under viss tid eller forceras. Att beställaren vid force majeure skulle kunna undgå att utge sådan ersättning regleras inte av ABK 09 men skulle ändå kunna åberopas av en beställare. Exempelvis finns enligt 36 § Avtalslagen en möjlighet att jämka avtal som får oskäliga konsekvenser. Detta är dock i regel mycket svårt att nå framgång med i avtal mellan två kommersiella parter. Beroende på hur situationen utvecklas kan det dock inte uteslutas att en jämkning av beställarens ersättningsskyldighet skulle kunna bli aktuell i speciella situationer.

I uppdrag där budget överenskommits behöver konsulten komma ihåg att göra budgetuppföljningar i projekten. Konsulten är enligt 6 kap 6 § ABK 09 skyldig att utan dröjsmål skriftligen underrätta beställaren om att överenskommen budget inte kan hållas.

Avbeställning

Beställaren har alltid rätt att avbeställa ännu ej utförda delar av uppdraget. Som huvudregel har konsulten därvid rätt till ersättning för såväl utfört arbete, avvecklingskostnader som utebliven skälig vinst på avbeställd del. Enligt 6 kap 13 § ABK 09 behöver beställaren dock inte ersätta skälig vinst på avbeställd del om avbeställningen beror på myndighetsbeslut som beställaren inte kunnat råda över eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget utanför beställarens rådighet har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Det är ovanligt att detta undantag blir tillämpligt men det skulle kunna aktualiseras i vissa projekt, exempelvis inom hotell- och restaurangbranschen som ser ut att kunna drabbas mycket hårt av den aktuella situationen.

Övrig påverkan

Även i övrigt är det viktigt att hålla sina avtalsparter välinformerade om förhållanden av betydelse för uppdraget. En sådan informationsskyldighet framgår inte bara av den allmänna lojalitetsplikten mellan parterna i ett avtalsförhållande utan har uttryckligen reglerats i 2 kap 2 § andra stycket ABK 09. Där framgår att parterna ska hålla varandra underrättade om förhållande som kan antas ha betydelse för uppdraget. Även här är alltså gränsen för när informationsplikten inträder lågt satt, redan när ett förhållande kan antas ha betydelse.

Om ni har en kund eller leverantör som gör gällande force majeure för att undgå förpliktelse och ni inte håller med om att force majeure föreligger så bör ni meddela er motpart detta skriftligen för att er avtalspart ska kunna aktivt förhålla sig till detta vid sin åtgärds- och resursplanering. Möjligheten att åberopa force majeure i annat avseende än vad som följer av avtalstexten är som sagt inte given och i regel är detta svårt att nå framgång med. Vid bedömningen är det också viktigt att skilja på ett hinder som följer av myndighetsbeslut respektive ett bolags egna interna beslut som kan vara betydligt mer långtgående.

Eftersom en bedömning görs av vilken påverkan som uppkommit i det aktuella uppdraget är det också viktigt att i respektive projekt dokumentera vilka eventuella problem som uppkommer och vilken påverkan detta får. Vid en eventuell tvist räcker det inte att ha rätt utan det krävs också att man kan bevisa sina påståenden. En tydlig löpande dokumentation ger goda förutsättningar för att kunna påvisa vilken påverkan som förevarit i just det enskilda projektet och vilka åtgärder konsulten vidtagit för att begränsa effekterna härav.

Säkerställ rutinerna kring avtal

Sammanfattningsvis finns anledning att säkerställa bolagets hantering av underrättelser och kommunikation i projekten för att minimera de kontraktuella riskerna av nuvarande situation samt i förekommande fall vidta rimliga åtgärder för att mildra effekterna. Överväg era formuleringar noga så att de är tydliga, med beaktande av risken att tvister kan uppstå. Generellt kan det vara bra att en samordning sker innan eventuella uppgörelser träffas i enskilda projekt för att få kontroll över företagets samlade åtaganden och påverkan. En uppgörelse som bedöms rimlig i ett enskilt projekt kan medföra långtgående konsekvenser om motsvarande regleringar tillämpas samtidigt i ett flertal projekt.

I situationer som dessa finns all anledning att se över sina interna rutiner kring avtalshantering. Att utforma en avtalsstruktur som utgår från standardavtal där ni har en strukturerad process kring om och i så fall när och i vilken utsträckning avsteg får göras. Att ha tydliga rutiner för underrättelser, kommunikation och dokumentation i projekten som också följs upp.

Innovationsföretagen har i dagarna uppdaterat standardavtalen för uppdrag inom industrin. 

Frågor om avtal

Har du frågor eller synpunkter kring våra standardavtal, kontakta vår förbundsjurist Helena Dahlberg. Som medlem i Innovationsföretagen har du även tillgång till fri juridisk rådgivning av vår samarbetspartner Foyen advokatbyrå upp till 20 minuter per ärende.

Arbetsgivarrelaterad information till Corona-viruset

Läs mer på Almegas hemsida om våra tips och råd kring arbetsgivaransvaret kopplat till det nya Corona-viruset. Här finns också länkar till Folkhälsomyndigheten, Försäkringskassan, UD-avråder, Vårdguiden och Nationella informationsnumret. Ännu mer tips och råd finns i Arbetsgivarguiden, bakom inlogg.

Force majeure

Läs om force majeure här.